Chi phí cho ERP

Hỏi & Đáp

Hỏi: Trong bài “ERP trong doanh nghiệp (DN): Tìm hiểu hệ sản xuất” (TGVT seri B tháng 2/2006) có viết: “Đối với những đơn vị có hệ thống định mức nguyên vật liệu phức tạp (ví dụ mỗi đơn hàng cần khai báo lại một bộ định mức nguyên vật liệu mới) thì rất cần sự tư vấn của nhà triển khai có kinh nghiệm để không biến việc nhập số liệu trở thành sự cản trở về mặt thời gian đối với sản xuất (SX).” Tôi muốn hỏi: Nếu như doanh nghiệp của tôi quản lý SX (QLSX) nằm trong trường hợp của tác giả nêu thì một nhà tư vấn kinh nghiệm cần phải giải quyết như thế nào? Xin chân thành cảm ơn! Vũ Hoàng

ĐÁP: Nếu là DN SX theo đơn đặt hàng thì mỗi lần phát sinh đơn hàng là một sản phẩm mới và một bảng định mức mới. Khó khăn ở đây là nếu không có một hệ thống thông tin quản lý đủ mạnh và hoàn chỉnh thì việc xây dựng định mức cũng như đánh giá hiệu quả đơn hàng rất khó khăn. Đứng ở góc độ nhà tư vấn triển khai, cần nhất là phải nắm được hiện trạng DN của anh để đưa ra giải pháp tối ưu. Đôi khi, giải pháp của hệ thống là hay, nhưng nếu triển khai thì lại gây ra sự xáo trộn quá lớn đối với một DN.

Giả sử trong trường hợp bộ phận bán hàng của DN làm rất tốt những công việc ban đầu (như đưa ra mẫu mã theo yêu cầu của khách hàng, xây dựng bộ định mức cho đơn hàng đó trên các PM chuyên dụng, thậm chí là Excel) và chuyển các kết quả này cho bộ phận sản xuất. Thì khi đó, nhà tư vấn triển khai nên tiến hành chuyển bộ định mức đó vào hệ thống ERP. Như vậy, sẽ giúp DN giảm thiểu được thời gian nhập liệu. Tuy nhiên, điều này chỉ thực hiện được nếu DN của anh không phải quản lý định mức SX của đơn hàng ở giai đoạn đầu bán hàng mà chỉ quan tâm tới kết quả sau cùng.
Như vậy, hướng giải quyết cụ thể chỉ có thể đưa ra khi anh chỉ rõ hiện trạng cụ thể. Cũng vậy, nếu là tư vấn triển khai có kinh nghiệm thì họ sẽ không chỉ máy móc dựa trên những tính năng của sản phẩm đã có mà còn căn cứ trên kinh nghiệm thực tế và kết quả khảo sát hiện trạng, nhu cầu của DN để đưa ra lời khuyên thích hợp nhất.

Ngọc Mai

Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.

Chi phí triển khai phần mềm (PM) ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống... Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phn cứng, hạ tầng mạng.

Chi phí phần mềm
Chi phí PM thường bao gồm: bản quyền PM ERP và các PM liên quan khác. Chi phí bản quyền PM ERP (còn gọi là giá license) tính theo các phân hệ và theo số người sử dụng. Có một số PM chỉ bán theo phân hệ và không quan tâm đến số người sử dụng.

Về khái niệm người sử dụng, không nhất thiết phải gắn với số người sử dụng vật lý. Các hãng nước ngoài thường quy về khái niệm người sử dụng đồng thời (concurent user). Do đó, việc xác định số lượng người sử dụng một cách đúng đắn sẽ đem lại một khoản tiết kiệm không nhỏ cho DN.
Ngoài ra, tùy theo nhu cầu, DN phải mua bản quyền các PM khác, như hệ điều hành; hệ cơ sở dữ liệu (CSDL) và các ứng dụng bảo mật. Các PM này DN có thể xác định mua hoặc không mua ngay cùng với việc triển khai, tùy thuộc vào việc tư vấn.

Chi phí triển khai
Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền PM ERP. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành... Kinh phí này được xác định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân hệ triển khai. Ở nước ngoài, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của DN. Tuy nhiên, ở VN, các nhà tư vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp DN nếu mất nhiều thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công triển khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD.

Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai
Thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu ERP. Tùy vào quy mô và nhận thức của DN mà các hạng mục này có hoặc không có trong tổng chi phí dành cho ERP. Tuy nhiên, nếu có điều kiện thì các khoản mục này nên đưa vào vì nó giúp DN vận hành hệ thống trơn tru hơn và khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng ERP.

Đối với dự án ERP quy mô lớn, DN nên thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai. Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công nhân với số ngày làm việc thực tế, hoặc dựa trên số lượng các báo cáo đánh giá chất lượng và tư vấn của đơn vị.
Sau khi PM ERP chính thức vận hành, DN vẫn cần phải duy trì các hoạt động hỗ trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi, nhất là năm đầu tiên. Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí có thể dao động từ 15-25 %

Ngoài ra, DN cũng nên chú ý tới các khoản phí đi kèm như chi phí trả cho nhân viên tham gia (bao gồm cả tuyển mới và làm thêm giờ), các khoản phụ phí phát sinh cho môi trường triển khai ERP (địa điểm, trang thiết bị...)

Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng
Phần cứng song hành với hệ thống ERP thường không có gì đặc biệt như hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện... Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server). Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của DN như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (file server)...

Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL được tập trung tại một địa điểm. Các PM ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy tu, bảo trì hệ thống.
Đối với hạ tầng mạng, nếu DN đã có sẵn mạng WAN, LAN phù hợp thì phần kinh phí này không cần phải tính đến. Hiện nay, DN có thể khai thác môi trường Internet như một mạng WAN cho DN với chi phí chấp nhận được mà vẫn đảm bảo mục đích khai thác của mình.

Các chú ý khác
Giá rẻ ban đầu, quyết toán tăng gấp bội: Đánh vào tâm lý "ham rẻ”, nhiều đơn vị triển khai thường đưa ra giá chào rất thấp, thậm chí là không lấy tiền khi chưa triển khai xong. Điều này khiến DN lầm tưởng là chỉ phải bỏ ít chi phí là có được hiệu quả cần thiết. Trong nhiều trường hợp, DN mua PM rẻ và chỉ ứng dụng trong thời gian ngắn rồi phải nâng cấp thì tổng chi phí của hai lần ứng dụng có thể lớn hơn nhiều so với việc ứng dụng một lần ngay từ đầu.

Lịch thanh toán: các đơn vị tư vấn triển khai thường đưa ra lịch thanh toán hợp lý để tránh việc DN phải thanh toán cả "đống" tiền trong một lần. Lịch này sẽ xác định thời điểm nào cần chi khoản nào. Điều đó giúp DN cân đối được dòng tiền và kiểm soát tốt hơn ngân sách dành cho ứng dụng CNTT.

Chi phí cho quản lý thay đổi: Khi xác lập quy trình tác nghiệp DN theo hệ thống ERP, không loại trừ trường hợp DN phải thay đổi cơ cấu, thêm/bớt nhân sự... Những thay đổi đó sẽ làm phát sinh những khoản chi phí không nhỏ của DN... Nếu đơn vị tư vấn triển khai có nhiều kinh nghiệm thì việc tư vấn quản lý thay đổi sẽ được xác định ngay từ đầu.

Lời kết
Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và không dễ dàng. Chính việc chia lịch trình triển khai rõ ràng sẽ giúp DN kiểm soát tốt các khoản chi phí của mình. Bên cạnh đó, DN cũng nên có một khoản ngân sách dự phòng tối thiểu dành cho các vấn đề phát sinh không lường trước.

Ngọc Mai
Chuyên gia tư vấn FPT-ERP

Phương Pháp Tính chi Phí của AZ Solutions

Phương pháp tính chi phí ERP của AZ Solutions
Để hình dung rõ nét hơn phương pháp tính chi phí triển khai ERP trong một trường hợp cụ thể, mời bạn đọc tham khảo phần phân tích chi phí của công ty AZ Solutions dựa trên khái niệm tổng chi phí sở hữu TCO (Total Cost Ownership). Theo đó, TCO được tính gồm: Chi phí tối thiểu + Chi phí phát sinh + Chi phí ẩn
Theo phân tích này, giả sử, tổng chi phí tối thiểu sở hữu ERP là 100% thì tỷ lệ chi phí cho các mục sẽ là:

Chi phí	Mô tả	Tỷ lệ
Bản quyền hệ thống ERP	Tính theo bản full license cài trên máy chủ và số lượng người sử dụng PM	37%
Triển khai	Tính theo quá trình triển khai của nhà cung cấp (NCC) cho khách hàng (KH)	42%
Đào tạo	Tính việc đào tạo của NCC đối với đội ngũ lãnh đạo, chuyên viên và nhân viên của KH để chuyển giao hệ thống.	3%
Tài liệu	Gồm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng; Sổ tay vận hành; Sách tra cứu (Reference book); Tài liệu hướng dẫn cho quản trị hệ thống. Đối với những hệ thống ERP thiết kế theo chuẩn mở còn có thêm các hồ sơ về hệ thống tham số thiết lập cho KH (Setup parameters guideline).	1%
Dịch vụ bảo trì	Giúp xử lý các sự cố vận hành trong năm đầu tiên	17%

Ngoài chi phí tối thiểu, theo phân tích của AZ, trong quá trình triển khai, có thể phát sinh các chi phí sau:
• Chi phí xử lý số liệu: Theo nguyên tắc, việc đảm bảo số liệu là do KH đảm nhận. Do vậy, nếu KH yêu cầu NCC xử lý dữ liệu cũ, cập nhật vào hệ thống mới thì sẽ tính thêm khoản xử lý dữ liệu này. Nhiều trường hợp, chi phí này rất lớn vì khối lượng dữ liệu cần xử lý phức tạp và nhiều.
• Chi phí tùy biến (Customize): được hiểu là không gồm các báo cáo làm thêm do yêu cầu của KH mà chỉ tính yêu cầu phát triển thêm do nghiệp vụ đặc thù. VD: bài toán tính kích cỡ tôm cho kế hoạch sản xuất của ngành thủy sản; bài toán sắp xếp kho hợp lý tại một nhà máy lắp ráp ô tô theo đặc thù của kho bãi... được xác định là chi phí customize.
• Chi phí tư vấn (Consultant fee): được tính đến trong trường hợp NCC thấy cần phải tư vấn cho KH thay đổi quy trình quản lý, tổ chức lại cấu trúc các bộ mã, danh điểm một cách khoa học hơn, thậm chí là tái cấu trúc DN nhằm tối ưu hóa hệ thống ERP khi ứng dụng.
Đặc biệt, theo ông Phí Anh Tuấn, phó giám đốc AZ thì KH cũng nên lưu ý tới khoản chi phí "ẩn" hay chi phí mở rộng hệ thống trong tương lai. Theo ông Tuấn, khi đã sử dụng, nếu muốn mở rộng, khoản chi phí này sẽ rất cao. Thường các hãng nước ngoài hay sử dụng phương thức giảm giá hấp dẫn cho bản Entry (bản khởi đầu) với những chức năng cơ bản. Vì vậy, KH cũng nên tìm hiểu và cam kết về chính sách giá cho việc mở rộng hệ thống trong tương lai từ NCC.

Nguồn: PC World